Auftragsverarbeitung
Entwurf als Anlage zu den Vertragsbedingungen. Vor dem Start anwaltlich prüfen lassen und Platzhalter ergänzen.
1. Gegenstand
Zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) und der MS Immobilien Vermietung GmbH, Wernerstraße 20, 14193 Berlin („Postsitz“, Auftragsverarbeiter) gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag Art. 28 DSGVO. Gegenstand ist der Postdienst: Annahme von Sendungen, Erfassung von Absender und Umschlag, Öffnen und Scannen auf Auftrag, Weiterleitung, Aufbewahrung und Vernichtung. Die Verarbeitung endet mit dem Vertrag.
2. Art der Daten und betroffene Personen
Verarbeitet werden die Daten, die in der Post des Kunden enthalten sind: Namen, Anschriften und Inhalte von Absendern, Ansprechpartnern und Dritten. Betroffen sind Geschäftspartner, Behörden, Beschäftigte und Kunden des Verantwortlichen. Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) können in Einzelfällen vorkommen, etwa bei Post von Krankenkassen.
3. Weisungen
Postsitz verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung. Als Weisung gelten die Aufträge im Kundenportal (scannen, weiterleiten, aufbewahren, vernichten) sowie die gebuchte Scan-Flat als Dauerauftrag. Hält Postsitz eine Weisung für rechtswidrig, wird der Kunde informiert.
4. Vertraulichkeit und Technik
Alle Beschäftigten sind auf das Datengeheimnis und das Briefgeheimnis verpflichtet. Technische und organisatorische Maßnahmen: verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Zugang nur über persönliche Konten mit Rollen, Dateien liegen außerhalb des öffentlichen Bereichs und werden nur über geprüfte Zugriffe ausgeliefert, Originale werden in verschlossenen Fächern verwahrt, Vernichtung nach DIN 66399 [Sicherheitsstufe festlegen].
5. Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde stimmt dem Einsatz folgender Dienstleister zu: Vercel Inc. (Betrieb der Anwendung, Rechenzentrum Frankfurt am Main), Supabase Inc. (Datenbank und Dateispeicher, Region Frankfurt am Main), Resend (E-Mail-Versand). Änderungen teilt Postsitz vorher in Textform mit; der Kunde kann widersprechen.
6. Unterstützung, Löschung, Kontrolle
Postsitz unterstützt den Kunden bei Auskunft, Berichtigung und Löschung sowie bei Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO. Nach Vertragsende werden Scans und Umschlagbilder nach [Frist festlegen] gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Geldwäschegesetz, Steuerrecht) bleiben unberührt. Der Kunde darf die Einhaltung überprüfen, nach Ankündigung auch vor Ort.
7. Geltung
Diese Anlage ist Bestandteil der Vertragsbedingungen. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung. Stand: [Datum]