Datenschutz

Verantwortlicher

MS Immobilien Vermietung GmbH
Wernerstraße 20, 14193 Berlin
Vertreten durch den Geschäftsführer Kenan Abu Rashed
E-Mail: info@postsitz.de

Website und Anfrageformular

Wenn Sie eine Anschrift vormerken, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Paketwahl und Ihre freiwilligen Angaben (Firma, Rechtsform, Nachricht), dazu die Seite, auf der Sie das Formular abgeschickt haben, und – falls Sie über eine Anzeige kamen – die Kampagnenkennung aus dem Link. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Website setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

Kundenportal und Anmeldung

Für das Portal speichern wir Ihre Stammdaten (Firma, Ansprechpartner, Rechnungsanschrift, USt-IdNr.) und Ihre E-Mail-Adresse. Sie melden sich über einen Link an, den wir Ihnen per E-Mail schicken; nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz

Als Dienstleister für Gesellschaften sind wir verpflichtet, Ihre Identität zu prüfen (§§ 10, 11 GwG). Dafür erheben wir Fotos von Vorder- und Rückseite Ihres Ausweises und ein Foto Ihrer Person. Nur unser Team sieht diese Bilder. Rechtsgrundlage ist die rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wir bewahren die Unterlagen fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung auf (§ 8 Abs. 4 GwG) und löschen sie danach.

Post, Scans und Texterkennung

Eingehende Sendungen fotografieren wir von außen (Umschlag) und ordnen sie Ihnen zu. Dafür lesen wir den Empfänger per Texterkennung aus; diese läuft auf unseren eigenen Servern, die Bilder gehen an keinen weiteren Dienst. Den Inhalt öffnen und scannen wir nur in Ihrem Auftrag (einzeln oder mit Scan-Flat). Umschlagfotos und Scans enthalten auch Daten Dritter (Absender); soweit wir Inhalte in Ihrem Auftrag verarbeiten, handeln wir als Ihr Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Rechnungen und E-Mails

Rechnungen bewahren wir nach den steuerrechtlichen Pflichten zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG). Wir protokollieren, welche E-Mails wir Ihnen geschickt haben, um Zustellung und Fristen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Anmeldelinks werden dabei nicht gespeichert.

Dienstleister

• Vercel Inc. (Hosting der Website und Anwendung, Rechenzentrum Frankfurt am Main). Vercel sitzt in den USA; die Übermittlung ist über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Supabase Inc. (Datenbank und Dateispeicher, Region Frankfurt am Main, EU). Absicherung über Standardvertragsklauseln.
• Resend (Versand von E-Mails). Absicherung über das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Für die Verarbeitung Ihrer Post im Auftrag gilt unsere Auftragsverarbeitung.

Speicherdauer

• Vormerkungen ohne Vertrag: [z. B. 6 Monate]
• Umschlagfotos und Scans: [z. B. 3 Monate nach Vertragsende]
• Ausweisunterlagen: 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung
• Rechnungen: 10 Jahre
• E-Mail-Protokoll: [z. B. 2 Jahre]

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.